Politique d'établissement

QUALIDOC : LA GARANTIE D’UNE INFORMATION CORRECTE, DISPONIBLE AU BON ENDROIT AU BON MOMENT !

 

Tous les services du CHRU élaborent des documents (procédures, protocoles) afin de définir une pratique ou de sécuriser les actes professionnels.

Ces documents doivent être connus, appliqués, évalués et disponibles afin de garantir la qualité de notre exercice professionnel. Afin de garantir le niveau d’exigence requis, il est indispensable d’organiser cette documentation depuis la rédaction jusqu’à son archivage : c’est la gestion documentaire.

La gestion documentaire, qu’est-ce que c’est ?


Le système documentaire qualité a été créé pour répondre aux besoins de classement des services et aux exigences de la procédure de certification.

Le rôle de la gestion documentaire est de :
• Fournir les informations nécessaires et suffisantes
• Préciser les manières de procéder
• Faire connaître les organisations et les responsabilités
• Améliorer la traçabilité

Les documents qui relèvent de la gestion documentaire qualité sont :
• les documents d’organisation,
• les procédures (qui fait quoi ?),
• les protocoles (comment on fait ?) ainsi que les enregistrements apportant la preuve de la réalisation d’une activité (feuille de surveillance, traçabilité des entretiens,…).

La gestion documentaire, comment y accéder ?

Tous les documents qualité transversaux approuvés sont accessibles à tous dans intranet via sharepoint ou par un moteur de recherche opérationnel « type google ». Le logiciel QualiDoc est découpé en bibliothèques. Le nouveau plan de référencement des documents est calqué sur le sommaire du manuel de certification V2010. Le circuit de signatures est simplifié et automatisé dans le logiciel. Celui-ci permettra également de garantir une diffusion ciblée des documents et d’assurer la traçabilité des prises de connaissance des documents.

Il permet de recenser tous les documents transversaux du CHRU ainsi que les autres bibliothèques correspondant aux systèmes documentaires spécifiques (JACIE, lactarium, LBM…).

Les secteurs qui auront besoin d’une bibliothèque de documents spécifiques pour - ront en faire la demande et introduire leurs documents dans QualiDoc.

 

Le cycle de vie des documents

 

Initialisation

La demande de création d’un document peut être exprimée par tous les secteurs de l’établissement sur la base d’un besoin lié à :
• Une exigence réglementaire
• Une transmission des savoirs
• Une harmonisation des pratiques
• Un risque d’erreur…

La décision d’écrire s’effectue en concertation avec l’encadrement et la DQGR afin d’assurer la pertinence du document et d’éviter les doublons. La demande s’effectue via un formulaire.

La DGQR va référencer le document et donner au demandeur la trame du type de document. A cette étape, la réflexion concernant les signataires du document ainsi que les destinataires est déjà abordée.

 

Rédaction

L’élaboration du document s’effectue le plus souvent de façon consensuelle avec un groupe de travail par le rédacteur à l’aide d’un modèle de document prédéfini.

 

Vérification

Tout document doit être revu sur le fond et la forme par un pair du rédacteur et la DQGR. On s’attachera à vérifier la pertinence du document et sa faisabilité. Les vérificateurs recevront un mail leur demandant de « signer le document » s’ils sont d’accord ou bien apporteront leurs commentaires et le document repartira en rédaction.

 

Approbation

Il s’agit ici de faire signer le document le plus souvent par un supérieur hiérarchique ou une instance.

 

Diffusion et accusé de lecture

Le document ayant passé les étapes précédentes est alors automatiquement envoyé par mail aux destinataires qui recevront un mail leur demandant un accusé de lecture.

Tous les documents de QualiDoc CHRU sont accessibles à tous les professionnels du CHRU en lecture via le portail SHAREPOINT sur intranet. A vos claviers !


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